tanya jawab produktivitas

Aturan dua menit sebenarnya bukan digagas oleh David Allen, melainkan oleh Dean Acheson. Jadi awalnya dia membantu client nya mengatur aktivitas melalui sesi pemrosesan keranjang-urusan dengan mengajukan pertanyaan,”Apakah ini aktivitas yang singkat?” Bila jawabannya adalah iya, maka aturannya adalah langsung mengerjakan saat itu juga alih2 menuliskan di daftar untuk review nanti atau dilakukan nanti. Baru kemudian Acheson menyadari bahwa yang namanya “singkat” itu bisa sangat subyektif. Maka dia mengubah bentuk pertanyaannya menjadi, “Bisakah ini dilakukan kurang dari dua menit?”

Terkadang, penting juga untuk tidak menerapkan aturan ini terlalu kaku, dan di kala lain, justru malah bagus manakala kita menerapkkannya dengan tegas. Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang kerap ditanyakan seputar Aturan Dua Menit :

 

Bagaimana saya tahu bahwa suatu urusan itu bakal menghabiskan waktu dua menit?

Penerapan dari aturan ini akan membaik sejalan dengan pengalaman dan latihan. Manakala mencoba-coba aturan dua menit ini, ya ndak mengapa bila masih luput-luput, toh nanti pada akhirnya Anda akan tahu mana2 aktivitas yang durasinya lama atau singkat. Setelah mencoba sendiri, Anda akan menemukan bahwa apa2 yang awalnya Anda prasangkakan bakal rampung lama ternyata bisa dikerjakan dalam waktu yang kurang dari dua menit saja. Jikapun ternyata lebih bagaimana? Ya ndak papa juga, ndak ada rugi kan ya.

Nah, di sisi lain, Anda juga perlu mencermati & menandai- aktivitas2 apa saja yang biasanya rampung lebih dari yang telah Anda perkirakan. Untuk aktivitas ngobrol di telepon semisal; jika Anda sudah bisa punya ‘aturan’ terkait itu, maka Anda pun akan bisa memperkirakan durasi waktunya sehingga tidak kebablasan. Semisal saja Anda ingin mendapatkan informasi yang Cuma butuh jawaban Iya atau Tidak atau informasi tertutup (misal “berapa biaya pendaftarannya?”, “Kapan tenggat waktunya?”) maka Anda bisa pilih: mau pake SMS atau telpon. Jika memang telpon adalah pilihan Anda, maka sadarilah bahwa obrolan basa basi bisa memperpanjang waktu obrolan. Atau jika Anda hendak melakukan panggilan telepon, apa tidak sebaiknya Anda mendahuluinya dengan mengirimkan SMS terlebih dulu?

Aturan Dua Menit ini sebenarnya juga melatih kita untuk jadi lebih peka terhadap efisiensi perampungan setiap aktivitas kita.

Tapi ya mengapa sih kok dua menit, kenapa bukan lima, gitu?

Alasan awal munculnya dua menit ini kan untuk menyamakan persepsi tentang apa itu yang disebut “singkat” yang bisa sangat subyektif ini. Sehingga, dua menit ini sebenarnya ya bisa dibikin terserah sih.

Biasanya kita akan mampu lebih akurat dalam memperkirakan aktivitas apakah yang berlangsung kurang dari dua menit ketimbang aktivitas2 yang berlangsung lebih dari lima menit. Ketika orang2 mengatakan lima menit untuk suatu urusan, apakah rampungnya benar2 lima menit? Kebanyakan tidak, bukan? Saat ini orang Indonesia sudah menjadikan “lima menit” sebagai sebuah omongan yang tidak benar2 menunjukkan durasi waktu. Semuanya saja dibilang lima menit.

Semakin Anda sibuk, semakin Anda perlu dengan ketat menganut prinsip dua menitan ini, dan bukannya lima menitan atau yang lebih dari itu. Sementara manakala waktu Anda cukup lowong, entah karena memang pekerjaan tidak menumpuk atau semisal berada dalam perjalanan -di atas mobil atau pesawat misal-, maka Anda bisa memperpanjang durasinya menjadi lima atau sepuluh menitan. Toh tidak ada yang konsekuensi berupa keterlambatan pekerjaan lain.

Jika Anda sangat sibuk sekali, malah akan lebih produktif manakala Anda mengambil rentang satu menitan atau bahkan 30 detik klo perlu. Yang penting jangan terjebak pada perangkap “sibuk nih” dengan melewatkan aktivitas2 singkat karena kesibukannya. Memang di sini kita perlu perhatikan kondisi FLOW Anda. Tapi manakala Anda bisa menjawab email kurang dari satu menit, jangan biarkan pemikiran “Aku lagi banyak kerjaan” menjadikan urusan reply email itu jadi untaian-terbuka; langsung saja jawab dan tak perlu jadi beban RAM pikiran Anda.

Kenapa tidak mengatakan saja langsung dengan “Lakukan Sekarang juga!” alih2 memberi batas waktu?

Ini dibuat agar kita peka waktu. Jadi ketika Anda sudah jadi semakin peka terhadap berapa lama waktu yang Anda telah habiskan untuk melakukan sesuatu, semakin Anda akan bisa menentukan apakah aktivitas tertentu itu perlu dilanjutkan atau ditaruh di daftar tunggu. Semakin Anda punya kesadaran pada durasi waktu aktivitas, semakin ada punya kepedulian pada tingkat efisiensi aktivitas Anda.

Sekarang menariknya begini: manakala Anda memproses keranjang-urusan yang di sana ada 50 item, secara teoritis, bila Anda ‘patuh’ pada Aturan Dua Menit ini, maka artinya Anda akan menghabiskan waktu sebanyak 100 menit. Tapi konkritnya, sebenarnya waktu total yang dihabiskan akan kurang dari itu, mengingat sebenarnya banyak aktivitas yang butuh waktu kurang dari dua menit: membuang onggokan dokumen sampah di meja, menajamkan pensil, menandatangani beberapa dokumen, dan seterusnya. Sehingga di sini berlaku konsep Batch Processing, jikapun ada aktivitas yang membutuhkan waktu lebih dari dua menit, dia akan mengambil jatah waktu aktivitas lain yang durasinya kurang dari dua menit.

Kalau saya menghabiskan waktu untuk aktivitas2 dua menitan, bagaimana bisa saya mengerjakan urusan yang benar2 penting?

Baik, pertama, aktivitas yang dua menitan itu sebenarnya ndak banyak2 amat kok sampai bisa memenuhi satu hari kerja. Silahkan dicermati sendiri aktivitas Anda. Kedua, tingkat kepentingan dari suatu aktivitas sebenarnya tidaklah ditentukan oleh durasi waktu yang dibutuhkan untuk merampungkannya. Urusan atau aktivitas penting ada yang memang hanya butuh waktu dua menitan saja. Semisal waktu saya mencari informasi terkait program pasca sarjana dan mendonlod formulir pendaftaran, habisnya cuma dua setengah menit saja (info yang didapat tidak dibaca langsung, melainkan segera disimpan untuk direview lain waktu).

Tapi bagaimana bila aktivitas dua menitan ini kemudian mengarahkan saya ke aktivitas dua menitan yang lain?

Tetaplah berpegang pada aturan. Bila next-action sekiranya berlangsung lebih dari dua menit, maka tuliskan dalam daftar dan jadwalkan. Jika bukan begitu, maka ya langsung saja kerjakan saat itu juga.

About Wellcome to iqbalsukses

Terlahir ke dunia yang fana pada hari selasa,,tepatnya pada saat sang fajar menyingsing.. Tumbuh dalam keluarga yang sederhana dan religius.. Sekarang menempuh hidup, mencoba menjadi sosok pribadi yang berguna bagi orang lain, terutama orang tua.. Salam Kemenangan.. Pencari kebahagiaan dunia & akhirat

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s